Hatékony időbeosztás -7 tipp, hogy okosan fektesd be az idődet

Mi az, amiből Neked is ugyanannyi áll a rendelkezésedre, mint a világ leggazdagabb emberének?

Az IDŐ. A nap mindenkinek 24 órából áll, mindegy, hogy szegény vagy gazdag, nő vagy férfi, szorgalmas vagy lusta.

Kezdő vállalkozóként a legfontosabb erőforrásod, amivel jól kell tudnod gazdálkodnod, ha sikeressé szeretnél válni.

Az alkalmazotti létből kilépve megszűnik az a kontroll, ami rendszert ad a legtöbb ember mindennapjainak. Kötetlenné válik a munkaidő, és ezt mindenki másképp ülteti át a saját vállalkozásának működtetésébe.

Kezdetben nagy a lelkesedés, ott vannak a nagy álmok, amelyek megvalósítása csak rajtad múlik. A vállalkozás tervezése, a célok kitűzésének időszakában még csak elméletben léteznek olyan tevékenységek, amelyekről tudod, hogy neked kell majd megvalósítanod. Legalábbis addig, amíg nem termel eleget a céged ahhoz, hogy kiszervezd, vagy alkalmazottakat vegyél fel.

Amikor már élesben megy minden, akkor rájössz, hogy több időre, vagy több pénzre lenne szükséged ahhoz, hogy minden feladatot megoldj, hogy elintézz mindent. Nem kell úgy érezned, hogy csapdába kerültél, hogy összecsapnak a fejed felett a hullámok. Az időhiány jó munkabeosztással, hatékony időgazdálkodással kezelhető.

A hatékony időbeosztás nem azt jelenti, hogy keményen és sokat dolgozik valaki, hanem azt, hogy okosan.

Ha eddig nem tetted meg, akkor itt van a pillanat, amikor papírt és tollat kell ragadnod, hogy időbeosztást készíts.

Vannak időbeosztás alkalmazások, amelyeket pillanatok alatt letölthetsz a telefonodra. Kipróbálhatod például a TimeTune-t, vagy akár a magyar fejlesztésű JustDoo időbeosztás tervező programot.

A legfontosabb, hogy ne csak a fejedben legyen az elvégzendő feladatok listája.

Milyen a hatékony időbeosztás?

Recept nincs erre, mert minden ember és minden vállalkozás más, de íme, 7 tipp, amelyeket érdemes megfontolnod, hogy ne elfoglalt legyél, hanem hatékony. Hogy stressz nélkül, határidőre végezd el a feladataidat és érd el a kitűzött céljaidat.

Az ideális időbeosztás elkészítéséhez érdemes kísérletezned, hogy megtaláld azokat a módszereket, amelyek neked a legjobban beválnak.

   >> 5 időmenedzsment könyv a hatékonyság növeléséhez

1. Legyenek szabályok és alakíts ki szokásokat

Alkalmazottként volt egy napi rutinod. Egy adott időpontban kellett felkelned, a tusolás, öltözködés, reggeli, vagy reggelizés helyetti kávé után beültél az autóba, felszálltál a villamosra, buszra, vagy elsétáltál a munkahelyedre. Ott elvégezted a munkaköri leírásodban felsorolt feladatokat, nem kellett azon agyalnod, hogy hó elején honnan lesz fizetés a számládon, a lényeg, hogy ott legyen.

Most ez hirtelen megszűnt, és ha nincs egy fizikális boltod, irodád, akkor lehet, hogy csak a hálószobából kell a nappaliba átmenned, hogy dolgozni kezdj.

Te vagy a főnök, rajtad múlik, hogy mennyi időt töltesz el feleslegesen cicás képeket nézegetve a Facebook-on, vagy viszed ki naponta nyolcszor a kutyát sétálni. Amikor nekikezdesz tényleg a munkádnak, akkor jön egy fontos, vagy kevésbé fontos e-mail, csörög a telefon és még a szomszéd is bekopog egy kis csevejre.

Az otthoni munka rejtett veszélyei közé tartozik, hogy könnyen elröppennek az értékes órák az időtolvaj tevékenységek közepette.

Hatékony munkaszervezés segítségével és persze nem kis önfegyelemmel elérheted, hogy a munkára szánt órák csak a munkáról szóljanak, és ne válj a vállalkozásod rabjává. Magánemberként lehetsz szétszórt, de vállalkozóként meg kell tanulnod fegyelmezettnek lenni. A döntés a te kezedben van.

Legyen meghatározott ideje, amikor naponta elolvasod az e-mail-eket. Ha folyamatosan megszakítod a munkádat a levelek olvasásával és megválaszolásával, minden egyes alkalommal értékes időt veszítsz azzal, hogy újra felvedd a fonalat, hogy onnan folytasd, ahol abbahagytad. Ha úgy döntesz, hogy délután egy és fél kettő között szakítasz erre időt mindennap, egy idő után szokásoddá válik, és automatikusan lépsz majd be ebben az időpontban a levelezőprogramodba.

A ház körüli tennivalókra, bevásárlásra, kutyasétáltatásra, pihenésre, szórakozásra is hagyj időt magadnak, minderre szükséged van, de a munkaidődön kívül.

Nem lehetsz engedékeny főnöke saját magadnak, főleg a vállalkozás indítását követő első években. Fektess le szabályokat a képességeidhez, a terhelhetőségedhez mérten.

Ne akarj napi tizennyolc órát dolgozni sem, mert a szervezetednek szüksége van a pihenésre, feltöltődésre akkor is, ha imádod azt, amit csinálsz. Valószínű, hogy vállalkozóként több órát fogsz dolgozni naponta, mint alkalmazottként tetted, de csak annyit vállalj, amennyire képes vagy anélkül, hogy felborulna az egyensúly az életedben. Érdemes valamilyen testmozgást beiktatnod, időt kell szakítanod a családodra és a barátaidra is.

A szabályokat te hozod, de fontos, hogy legyenek és tartsd is be őket. A napi időbeosztásod segíteni fog ebben, ha azt tervezted, hogy reggel héttől tízig egy új szabásmintán dolgozol, akkor zárj ki minden zavaró tényezőt és csináld azt.

Lényeges, hogy a napi időbeosztásodnak legyen egy előre meghatározott záró időpontja. Amikor felállsz az íróasztaltól, amikor kikapcsolod a számítógépedet, amikor abbahagyod a munkát és átvedlesz háziasszonnyá, focidrukkerré, baráttá, barátnővé, vállalkozóból magánemberré.

2. Ha a tevékenységed engedi, akkor alakítsd az időbeosztásodat a saját belső órád szerint

Sok cikkben olvasni, hogy kelj fel hajnalban, mert a reggeli órák a legértékesebbek. Még csendes a ház, friss az agyad. Ilyenkor vagy a legjobb formádban.

Valóban sokan vannak, akik reggel a leghatékonyabbak, és mire más ember felébred, ők már megírtak egy cikket, megterveztek egy házat, lefordítottak egy százoldalas regényt kínaiból albán nyelvre, vagy bármi. De nem mindenki ugyanúgy van összerakva. Ha éjjeli bagoly vagy, és akkor vagy igazán elemedben, amikor már mindenki alszik, és a tevékenységed is olyan, hogy nincs napszakhoz kötve, akkor ne kínozd magad hajnali keléssel. A hatékony időbeosztás azt jelenti, hogy hozd ki magadból a legtöbbet akkor, amikor a legenergikusabb, legkreatívabb vagy.

3.Kezd a legnehezebb és legfontosabb feladattal a napot

Mark Twain-t idézve:

„Ha az a feladatod, hogy megegyél egy békát, legjobb, ha ezzel kezded reggel. Ha az a feladatod, hogy két békát egyél meg, előbb edd meg a nagyobbat”.

Amikor úgy döntöttél, hogy kockázatot vállalsz és a vállalkozók rögös és kiszámíthatatlan útját választod a biztonságosabb, bár annál korlátozottabb alkalmazotti lét helyett, biztos sokat nyomott a latban, hogy azért fognak majd fizetni, amit szívesen csinálsz. Ez ugye csak részben igaz, mert az alaptevékenységed mellett számtalan olyan feladatot is el kell látnod, amire nem igazán vágysz. És ami még ront a helyzeten, hogy ezeket lehet, hogy meg is kell tanulnod előbb.

Ahhoz, hogy a termékedért vagy szolgáltatásodért valaki pénzt fizessen, el kell tudnod adni ezt.

Lehet, hogy azt gondolod, és talán igazad is van, hogy amit te nyújtasz, az valami elképesztően fantasztikus és egyedi és mindenki a Föld hátán mindig is erre vágyott, de…Honnan kellene erről bárkinek is tudnia, ha te nem mondod el?

Nem tudsz eladni? Nem vagy egy „üzletkötő típus”?  Akkor nagy valószínűséggel meg kell tanulnod, azzá kell válnod.

Bízhatsz abban, hogy az internet megváltoztatta a vásárlási szokásokat, és ki sem kell mozdulnod otthonról, hogy vagyonos vállalkozóvá válj. Megpróbálhatod, és nem te leszel az első, aki így gondolkodik. Ha van rá elég időd és elég pénzed, hogy ki tudj tartani addig, amíg ez bekövetkezik, akkor tedd ezt.

Ha azonban szorít az idő, mert a bankszámládon fogy a pénz és a vállalkozásodból akarsz a következő hónaptól kezdve megélni, akkor fel kell emelned a telefont és ki kell menned, oda, ahol a potenciális vásárlóidat megtalálod. A halogatás a legjobb módszer a kellemetlen feladatok elodázására, de kellemetlen következményekkel járhat.

Nem várhatsz arra, hogy az ügyfeleid bekopogtassanak, neked kell megkeresned őket. Ezért érdemes már az első naptól kezdve időt szánnod a vevőszerzésre. Akkor is, ha még a terméked, szolgáltatásod nincs még teljesen kidolgozva, akkor is, ha a terveid szerint még hetek, hónapok szükségesek ahhoz, hogy ez tökéletes legyen.

El kell kezdened ügyfeleket keresni már az első pillanatban. Csak ők fogják tudni eldönteni, hogy amit kínálsz, vagy kínálni fogsz mennyire piacképes, át kell-e alakítanod a teljes koncepciót, vagy csak kisebb változtatásokat kell eszközölnöd.

Elkezdheted felhívni az ismerőseidet, hogy megoszd velük, hogy min dolgozol. Ha nekik nincs is szükségük a termékedre, vagy szolgáltatásodra, ajánlhatnak a baráti körükben.

Ha nem magánszemélyek, hanem cégek képezik a célpiacodat, akkor kikeresheted az elérhetőségüket internetes adatbázisokból és felveheted velük a kapcsolatot.

A hideghívás nem egyszerű műfaj, a visszautasítástól való félelem sok embert elriaszt attól, hogy felemelje a telefont. A napi időbeosztásodba első feladatnak beiktatva rövid időn belül kevésbé lesz félelmetes és hosszútávon elképesztő eredményeket érhetsz el. Arról nem beszélve, hogy a nagy számok törvénye alapján lesznek, akik leülnek veled tárgyalni, és lesznek ügyfeleid, nekik köszönhetően pedig bevételed.

Ha csak napi 5-10 telefonnal számolsz is, ez hetente 25-50 lehetőség arra, hogy beszélj a termékedről/szolgáltatásodról, hogy visszajelzést kapj a terveidről és folyamatosan fejleszd a hideghívási technikádat is. Lesznek, akik elzárkóznak, elutasítanak, de ez nem kudarc, hanem a tanulási folyamat része. Egy idő után az elsőre kellemetlen feladat készséggé válik, és lehet, hogy még szeretni is fogod.

4. Fektesd be hasznosan az üresjáratokat

Mindenkivel előfordul, hogy várakoznia kell, a fodrásznál, fogorvosnál, a gyerek iskolája előtt, egy megbeszélés kezdete előtt, stb.. Értékes percek, amelyeket hasznosan is ki lehetne használni, de az emberek többsége elfecséreli, mert nem gondolkodik hosszú távon.

Napi tíz perc egy év távlatában több mint hatvan órát tesz ki. Ennyi idő alatt már elsajátíthatsz egy idegen nyelvet legalább alapfokon, vagy beletanulhatsz egy olyan tevékenységbe, amelyre szükséged van a vállalkozásodhoz. Olvashatsz motiváló, önfejlesztő cikkeket, történeteket. Számtalan online tanfolyam van a neten, letölthető, olvasható, videón nézhető formában, ahogy neked kényelmesebb.

Autózás közben is hallgathatsz oktató Cd-ket, a vállalkozásod és az önmagad fejlesztését szolgáló adásokat.

5. Nem kell mindig elérhetőnek lenned

Sokan esnek abba a hibába, hogy a napi időbeosztásukban csak az előre megbeszélt tárgyalások, megbeszélések időpontját tartják szentnek és sérthetetlennek, míg azt az időintervallumot, amit a saját munkájukra szánnak, rugalmasan kezelik. Ha például 10-12 óra között azt tervezted, hogy a honlapodra írsz bejegyzést, vagy 13-17 óra között a szoftvereden dolgozol, akkor a hatékony időbeosztás érdekében ezt tartsd legalább ugyanannyira fontosnak, tartsd tiszteletben, mint egy megbeszélést. Kapcsold ki, vagy halkítsd le a telefonod, és csak ezzel foglalkozz.

A napi beosztásodba betervezhetsz naponta fél-egy órát váratlan helyzetekre, feladatok megoldására. Így előre tudod, hogy mikor és mennyi időt tudsz és vagy hajlandó áldozni, anélkül, hogy az egész napod megdőlne, mert hirtelen be kell ugranod a bankba, vagy szervizbe stb.

6. Használd ki okosan az ebédidőt

Az ebédidődet használhatod kapcsolatépítésre. Egy üzleti megbeszélésre az ebédidő ugyanúgy megfelel, mint a nap bármelyik másik szaka, annyiból még jobb is, hogy nem a konkrét munkával töltött idődből kell ezért elvenned.

7. Hagyj időt a tervezésre

Minden héten egy adott napon tervezd meg a következő hetedet. Nézd át, hogy az előző héten a célok megvalósítása milyen mértékben sikerült, megoldottad-e a tervezett feladatokat. Az állandó tennivalókat tedd mindig ugyanarra az időpontra, így könnyebben válik rutinszerű feladattá.

Havonta, negyedévente, félévente és évente iktass be időt a hosszú távú, stratégiai terveid áttekintésére és a pénzügyi terveid átgondolására.